Учет материально-производственных запасов

Производственные запасы поступают на предприятие от поставщиков, через подотчетных лиц, закупивших ценности за наличный расчет, в результате списания пришедших в негодность основных средств, а также из собственного производства.

Оперативный учет поступления материалов осуществляет отдел материально-производственного снабжения. В этот отдел передаются полученные от поставщиков документы (спецификации, сертификаты, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и др.) на отгруженные в адрес предприятия материалы. Здесь производится проверка соответствия отгрузки условиям договора поставки по ассортименту, количеству, цены, срокам и делаются записи в журнале учета поступающих грузов (ф. № М-1). В нем отражаются: регистрационный номер ми дата записи, наименование поставщика, дата и номер транспортного документа, дата и номер товарного документа, отметка об оплате счетов или отказе от акцента. Если поставка материалов по условиям договора осуществляется без предоплаты, то решается вопрос об оплате за приобретаемые ценности.

Для получения материалов со станции железной дороги, аэропорта экспедитору под расписку выдается доверенность (ф. № М-2 или ф. № М-2а), которая регистрируется в журнале учета выданных доверенностей.

Документальное оформление, аналитический и синтетический учет движения

Если в процессе приемки товарно-материальных ценностей от транспортной организации будут обнаружены признаки нарушения или отсутствия пломб грузоотправителя, порчи и повреждения упаковки, тары, то экспедитор должен потребовать проверки груза. Результаты такой проверки оформляются коммерческим актом. Этот акт служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или грузоотправителю. Экспедитор доставляет материальные ценности на склад предприятия и сдает кладовщику, который должен их тщательно проверить на соответствие количества, ассортимента и качества данным, указанным в сопроводительных документах. При отсутствии расхождений поступившие ценности оприходуются на склад путем составления приходного ордера (ф. № М-4), в котором указываются: наименование поставщика и поставляемых ценностей, единица измерения, количество, цена, сумма, дата составления документа, склад, номера сопроводительных документов и др. Если количество или качество прибывших ценностей не совпадает с данными сопроводительных документов, то груз принимает комиссия по акту о приемке материалов (ф. № М-7).

В состав комиссии обязательно входят материально-ответственное лицо (заведующий складом или кладовщик) и представитель поставщика. В акте указывается: место и дата составления, поставщик и получатель, наименование груза, его количество по документам и фактически в натуральном и денежном выражении. Акт составляется в 2-х экземплярах и утверждается руководителем предприятия. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, второй – в отдел материально-технического снабжения. Для предъявления претензий виновнику. Этот акт составляется также при приемке материалов, поступивших без документов.

Оприходование материалов, приобретенных за наличный расчет через подотчетные лица, также оформляются приходным ордером (ф. № М-4). Он составляется в 2-х экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой – прикладывается к авансовому отчету для подтверждения факта поступления материалов на склад.

Оформление передачи на склад деталей, запасных частей и других материалов, полученных при ликвидации основных средств, осуществляется с помощью требования – накладной (ф. № М-11). Этот документ выписывается в 2-х экземплярах материально-ответственным лицом структурного подразделения, сдающего материальные ценности на склад. Один экземпляр служит подразделению, сдающему материалы, основанием для их списания, второй – кладовщику, основанием для оприходования.

Одним из условий правильной организации учета материалов и обеспечения их сохранности является хорошее состояние складского хозяйства. Помещения складов должны быть изолированы, оборудованы сигнализацией, необходимым количеством стеллажей и весоизмерительной техникой. Внутри склада каждая группа, подгруппа и вид материалов должны храниться в определенном месте. В месте хранения должен прикрепляться материальный ярлык. Приказом руководителя предприятия устанавливается материальная ответственность лиц, работающих на складах. С ними заключаются договоры о полной материальной ответственности. Учет материалов на складах ведется непосредственно этими лицами.

Наиболее распространенным методом учета материалов является оперативно-бухгалтерский (сальдовый). При этом методе учета бухгалтерия предприятия открывает на каждый номенклатурный номер материал и выдает под расписку в журнале регистрации (реестре) заведующему складом карточку учета материалов (ф. № М-17). В карточке отражается: наименование материалов, место его хранения, марка, сорт, единица измерения, цена, сведения о движении материала. Записи в карточках производятся на основании оформленных в установленном порядке документов по приходу и расходу материалов в день совершения операции. После каждой записи вводится новый остаток. Карточки на складе хранятся в специальных ящиках и располагаются по группам, подгруппам и номенклатурным номерам материалов.